毎日繰り返す細かな作業こそ、ChatGPTで真っ先に効率化すべきターゲットです。本記事では業務の中に潜む「名もなき作業」の具体例と、テキスト生成AIで代替できる作業の一覧をご紹介します。

皆さんこんにちは！事業構想×生成AI活用アドバイザー（中小企業診断士）の津田です。

横浜で登壇した「明日から使えるChatGPTセミナー」では、皆様の日常業務の中にある「名もなき作業」がたくさんあって、これらを撲滅することからChatGPTを使っていったら良いとお話をしました。

「名もなき作業」とは何か

例えば、毎日のメールの確認や返信、会議の議事録作成、データの整理や分析といった作業です。これらの作業は一つ一つは小さなものかもしれませんが、積み重なると大きな負担となり、貴重な時間を奪います。

そこで、ChatGPTを活用することでこれらの作業を自動化し、よりクリエイティブな仕事や戦略的な業務に集中することができるようになります。

そもそも「名もなき作業」ですから言語化出来ていないと思いますので下記のリストで点検して発見してみてください。

今回はテキスト生成能力を活かして撲滅できる作業をご紹介します。

ChatGPTで撲滅できるテキスト生成作業の例

ポイント：「名もなき作業」は言語化されていないからこそ見落とされがちです。下記の表で自社の業務を棚卸しし、ChatGPTで代替できるものをチェックしてみましょう。
テキスト生成文章作成(ア) ブログ記事生成「健康食品に関するブログ記事を作成する」「健康食品の効果と安全性について、最新の研究結果を引用しながら800字程度のブログ記事を作成してください。」
(イ) レポート作成「市場調査の結果をまとめたレポートを作成する」「実施した市場調査の結果を分析し、競合他社との比較や市場の動向を含めた2000字程度のレポートを作成してください。」
(ウ) ニュースレター作成「月刊ニュースレターを準備する」「今月の会社の出来事や業界のトピックを取り上げ、従業員向けの月刊ニュースレター（1500字程度）を作成してください。」
(エ) メール作成「顧客への感謝を伝えるメールを書く」「長年ご愛顧いただいている顧客に、感謝の気持ちを込めたメールを作成してください。」
(オ) 教材の作成「新入社員向けの業務マニュアルを作成する」「オンライン講座のテキストを準備する」「新入社員が基本的な業務を理解できるよう、図表を交えたわかりやすい業務マニュアルを作成してください。」「オンライン講座の各回のテーマに沿って、具体例を交えながら1000字程度のテキストを準備してください。」
(カ) 問題・クイズの作成「講義内容に関する確認テストを作成する」「資格試験の模擬問題を作成する」「講義で取り上げた主要なトピックについて、理解度を確認するための選択式および記述式の問題を10問作成してください。」「過去の資格試験問題を参考に、類似の難易度と形式で模擬問題を20問作成してください。」
(キ) 引用「参考文献から関連する情報を引用してレポートを作成する」「書籍の一部を引用してプレゼンテーション資料を作成する」「提供された5つの参考文献から、レポートの主題に関連する重要な情報を引用し、800字程度のレポートを作成してください。」「指定された書籍の中から、プレゼンテーションのテーマに沿った部分を引用し、スライド資料を作成してください。」
コンテンツ改善(ア) 既存テキストの言い回し改善「ウェブサイトのコピーをより魅力的に書き換える」「提供されたウェブサイトのコピーを読み、顧客により訴求力のある言葉選びと表現で書き換えてください。」
(イ) ターゲットオーディエンスに合わせた言葉遣いの調整「若年層向けに商品説明文をアップデートする」「現在の商品説明文を、若年層の興味を引くようなトレンディーな言葉遣いと例え話を使って改善してください。」
(ウ) 文章の誤字脱字チェック「企業報告書の校正を行う」「提供された企業報告書の原稿を読み、誤字脱字や文法的な誤りを修正してください。」
クリエイティブ(ア) 小説のプロット提案「新しいファンタジー小説のストーリーラインを考案する」「中世ヨーロッパ風の世界観で、若い魔法使いの主人公が、邪悪な王に立ち向かうファンタジー小説のプロットを提案してください。」
(イ) 脚本や台本の草稿作成「テレビドラマの一話分の台本を書く」「刑事ドラマの第一話の脚本を、登場人物の紹介や事件の導入部分を中心に2000字程度で書いてください。」
(ウ) アイデアの提案「新商品のプロモーションアイデアをブレインストーミングする」「セミナーの企画をする」「新規事業のプランを考える」「キャッチコピーを考える」「提供された新商品の特徴を踏まえ、SNSを活用した拡散型のプロモーションアイデアを5つ提案してください。」「『働き方改革』をテーマにした半日のセミナーの企画を、対象者や内容、講師などを具体的に提案してください。」「高齢者向けの食宅配サービスの新規事業プランを、ターゲット層や提供メニュー、価格帯などを交えて提案してください。」「新発売の健康志向の飲料水のキャッチコピーを5つ考えてください。」
(エ) 研修シナリオの作成「ロールプレイング形式の接客研修のシナリオを考える」「リーダーシップ研修のグループワークの内容を考案する」「百貨店の化粧品売り場を舞台に、難しい客の対応を練習するロールプレイング形式の接客研修のシナリオを作成してください。」「部下の指導や育成をテーマにしたリーダーシップ研修のグループワークの内容を、具体的な状況設定や討議の進め方を交えて提案してください。」
コミュニケーション(ア) 問い合わせ対応「顧客からの問い合わせに対してメールで回答する」「提供された顧客からの問い合わせメールを読み、その内容に的確に答えつつ、丁寧で親切な口調で返信メールを作成してください。」

いかがでしょうか？ヒントになれば幸いです。日々の業務をChatGPTに任せられるものから少しずつ切り出していくことで、クリエイティブな仕事に集中できる時間が増えていきます。

まとめ：「名もなき作業」の撲滅は小さな一歩から始まります。まず1つの作業をChatGPTに任せてみることで、活用の感覚を掴んでいきましょう。

よくある質問

Q. ChatGPTで業務のどんな作業を代替できますか？

テキスト生成・コンテンツ改善・コミュニケーション業務など幅広く対応できます。具体的には、メール下書き・議事録要約・報告書のアウトライン作成・校正・FAQ作成・アイデア出しなどが代替しやすい作業です。上の一覧表を参考に、自社の業務に当てはめて試してみてください。

Q. 無料版のChatGPTでもこれらの作業はできますか？

はい、テキスト生成系の作業は無料版（GPT-3.5）でも十分に活用できます。より精度の高い回答が必要な場合や画像認識・コードインタープリターを使う場合はChatGPT Plus（有料版）が有効です。まずは無料版で試してみましょう。

Q. 業務でChatGPTを使う際に注意すべきことは？

個人情報・機密情報・未公開の社内データは入力しないことが大原則です。また、ChatGPTの出力は必ず人間が確認・修正する前提で使ってください。誤った情報が含まれることもあるため、最終チェックは人間が行う姿勢が重要です。